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二次会

二次会のスケジュール

二次会の幹事を任されたとき、初めてだとどんなスケジューリングで動けば良いのか戸惑ってしまう人も多いのではないでしょうか。

準備はどれくらいから始めたら良い?当日はどんなことをしたら良いの?大まかなイメージは浮かんでも気になることは多いはず。そこで、二次会のスケジュール例から当日の動きまでのポイントを細かくまとめました。初めて幹事を任されて、どんなことをしたら良いのかと不安に感じている人はぜひチェックしてほしい内容です。

二次会の準備スケジュール

結婚式の日取りが決まったら、二次会の準備も同時に進める必要があります。二次会は早めの準備が大事。スタートした時点で二次会の段取りから流れまでを把握しておけば、二次会準備のスタートダッシュが切れます。

~3ヶ月前

幹事を依頼されたら、まずは二次会の出席者と運営する人をリストアップしていきます。幹事は一人だけではなく、二次会を運営する人と手伝いをする人の複数人で進めていくのが一般的です。

二次会のテーマやコンセプトなどを決める場合は必ず新郎新婦と話し合い、内容を把握しておくことが重要です。予算についてもきっちり決めておきましょう。

テーマ決めの次は会場探し。二次会の会場候補をリストアップして、どの会場が良いかあらかじめ目星をつけておきます。

~2ヶ月前

この時期には二次会の会場を下見して予約しておきましょう。会場の規模は結婚式のゲストから計算して考えると無難です。基本的に親族は参加しないことが多いので、新郎と新婦両方に参加する人数を聞いてからおおよその人数を収容できる会場を選んでください。二次会に招待したいゲストがいれば声掛けをする、招待状を送るなどの方法を取りましょう。

二次会のプログラムと役割分担決めは幹事の計画次第ですが、新郎新婦に手伝ってほしいプログラムがあればきちんとした打ち合わせを忘れずに。

~1ヶ月前

二次会のプログラムを固める時期です。参加人数、予算、プログラムの確認をもう一度行って、抜けていることがないか確認しましょう。プログラム内の催しで景品をプレゼントする場合はこの時期での購入がおすすめです。

二次会で気にしておかなければならないのが会場の使用時間。使用時間が2時間と決まっているのであれば、その時間内でプログラムを進めなければなりません。必ず入れたい内容を並べたら次の演出を考えます。最終時間にはすべてのプログラムが終了できるように歓談の時間を多めにとってゆとりのあるプログラムを組むのがおすすめです。

1週間前~直前

ここでもう一度最終確認を行い、会場のチェックをしてください。当日に使う、または持っていく持ち物の確認もしておきましょう。

二次会の当日スケジュール

18:00から開始の場合

幹事グループは開始の1時間前には集合して二次会の準備を進めましょう。18時からスタートの場合は30分前の17時半からの開場がベター。それまでに受付を設置して、ゲストの到着を待ちましょう。 ほとんどのゲストが到着するのが18時前。新郎新婦の入場前に5分ほどのあいさつをはさんで、18時ジャスト。新郎新婦の登場から二次会がスタートします。

それからのプログラムは幹事の采配次第です。例としてスピーチと乾杯に5分、食事をしながら間にゲームや余興などのイベントを行って、2時間ほどの二次会が終了します。

イベントは1度でまとめることもあればいくつかに分けて行うこともあるでしょう。1度の理想の時間配分は15~20分くらい。ほかの時間を食事の時間にあてておけば、イベントの時間が押しても時間オーバーになることはほとんどありません。

幹事のコントロールが大事

二次会当日はゲストの受付から演出の準備、司会進行と忙しくなります。幹事グループだけでは間に合わない場合もあるので、ゲストにも手伝ってもらいましょう。幹事は二次会を進める指揮者の役割です。全体の流れを見ながら会を進めていってください。もちろん、幹事も二次会を楽しみながら取り組む気持ちを忘れずに。

当日の細かい作業はゲストにも依頼しよう

二次会当日は幹事が行う仕事以外にも細かい作業が必要です。そのときはゲストにも手伝いをお願いしましょう。

受付はゲストの顔が分かるように新郎新婦両方の側のゲストから2名選んでください。招待リストと照らし合わせて会費を受け取ってもらうためです。イベントの準備もアシスタントが付けばスムーズになるはず。小道具を使った演出やプレゼントの用意など、小さなことであれば頼みやすいですよね。幹事だけではまわらない部分をゲストにもフォローしてもらって、無理なく二次会を進めましょう。

二次会予算と会場

二次会を計画するうえで頭を悩ませるのが二次会の予算と会場選びでしょう。予算の決め方と計算方法は?新郎新婦からももらうの?会場を選ぶときのポイントは?ここで疑問を解決して、新郎新婦とゲストにも配慮した予算と会場の決め方を覚えましょう。

予算

二次会にかかる費用

二次会は会費制で行われるのが一般的です。二次会でかかる主な費用は会場代・飲食代・装飾代・景品代・招待状代・余興の演出代とさまざま。演出にこだわる場合は音響と映像設備代がプラスされます。かかる費用が多いからといっても、工夫次第では節約も可能です。費用をかけるかどうかよりも新郎新婦とゲストが喜んでくれるかどうかを第一に考えましょう。

会費を徴収するときは会費ですべて賄うのか、新郎新婦からも会費を徴収するかといった点も考えながら会費を決めてください。

会費の決め方

会費の決め方は、内容を先に決める方法と会費から決める方法の2パターン。 先に会費を決める場合は二次会にかかる平均額を地域別に調べ、当てはまる金額と人数から必要金額を計算します。

中国地方の場合は男性が5,886円で女性が5,382円。この金額に参加する人数をかけて計算し、およその予算を出すのです。予算を決めておくと、それに見合った会場の絞り込みが楽になります。

内容を先に決めてから会費を決める場合は、二次会にかかる費用をあらかじめ出しておき、それにかかる費用を人数で割りましょう。この方法だと二次会でやりたいことを優先に考えられるので、新郎新婦とゲストが満足する内容を計画できます。

会場

会場探しはアクセスの良さとお店周りを優先して

二次会会場は披露宴会場から近い場所が便利。さらに公共交通機関が近い場所であれば、帰りも安心でしょう。結婚式から二次会までは時間が空くこともあるので、ゲストのために会場近くに時間をつぶせるカフェがある場所を選ぶのもおすすめです。

会場内に控室、荷物を預けられるクロークを設けられるスペースがあれば新郎新婦、ゲスト両方に喜ばれるでしょう。タバコを吸うゲストのために喫煙所を、また子ども連れのゲストのためにキッズルームを用意できれば、恐縮するゲストも少なくなるはず。

演出に欠かせない照明と音響もチェック

二次会会場の照明・音響面も忘れてはいけないところです。二次会のプログラムを演出する照明については、店内の明るさを調整できるかとスポットライトがあるかの2点をチェック。新郎新婦を引き立てる照明があればなお良いでしょう。会場が広いところは音響、とくにマイクのチェックを入念に。司会者用と新郎新婦、ゲスト用で最低3本あればプログラムがスムーズに進みます。

披露宴会場は二次会会場におすすめ

結婚式場の中には引き続き二次会会場として使える場所があります。移動の時間はもちろんゼロ。新郎新婦とゲストに配慮した設備が整っているので、新婦はお色直しに、ゲストもメイク直しができます。もちろん照明と音響もしっかり。二次会会場としておすすめです。